Un flujo de trabajo de diseño por cliente para agencias

Un flujo de trabajo de diseño por cliente es una organización que guarda el trabajo de cada cliente en su propia carpeta y lleva cada encargo por los mismos pasos: brief, concepto, revisión, aprobación, entrega. Para las agencias y los diseñadores freelance, lo que más tiempo consume no es el diseño en sí, sino el desorden que lo rodea: qué versión se aprobó, qué archivo fue a la imprenta, dónde está el logotipo actual. Este artículo define estos pasos, describe lo que produce cada uno y los errores habituales y, en la última sección, muestra cómo montar el mismo flujo en Design Studio de Yeşilçam Studios.

¿De qué se compone un flujo de trabajo por cliente?

• Carpeta del cliente. Todos los encargos, recursos de marca y notas de un cliente en un mismo lugar. Cuando entra un encargo nuevo, el primer paso es abrir esta carpeta.
• Recursos de marca. El logotipo (idealmente vectorial), los valores RGB y CMYK de los colores de marca, las tipografías que se usan, las fotos de producto. No debería hacer falta pedirlos de nuevo en cada encargo.
• Brief. Un documento breve que indica el objetivo del encargo, el público, los textos que se van a usar, los tamaños y la fecha de entrega.
• Registro de versiones y aprobaciones. Qué versión se envió al cliente, qué comentarios llegaron y cuándo se aprobó la versión final.
• Paquete de entrega. El diseño aprobado en el formato adecuado para cada lugar en que se usará: PDF/X para la imprenta, imágenes RGB para la web, vectorial para el rotulista.

¿Qué debe incluir un buen brief de diseño?

Cuanto más claro sea el brief, menos rondas de revisión. Un buen brief responde a estas preguntas:

• Objetivo. ¿Qué debe conseguir este diseño que haga la gente? Venir a una inauguración, probar un producto, leer una carta, asistir a un evento.
• Público y tono. ¿Para quién es? ¿Cercano o formal, sobrio o atrevido?
• Textos literales. Titular, subtítulo, llamada a la acción, fecha y dirección. Inventar textos durante el diseño es la causa más frecuente de revisiones.
• Tamaño y ubicación. ¿Un cartel A4, una tarjeta de visita, una publicación de Instagram? Si es para imprimir, el papel y la imprenta.
• Qué evitar. Colores de la competencia, imágenes que no se pueden usar, enfoques que el cliente ya ha rechazado.
• Fecha de entrega y responsable de aprobar. ¿Quién tiene la última palabra, y para cuándo?

¿Cómo transcurre el proceso del concepto a la entrega?

1. Recibe el brief y añádelo a la carpeta. Si faltan recursos de marca, pídelos antes de empezar.
2. Prepara dos o tres conceptos. En estilos distintos, con los mismos textos. Ofrecer opciones reduce los comentarios del tipo «no me gusta, pero no sé lo que quiero».
3. Haz que el cliente elija un concepto. No borres los demás; servirán de referencia para encargos posteriores.
4. Haz las rondas de revisión. Reúne los comentarios de cada ronda en una sola lista y aplícalos todos juntos. Fijar el número de rondas en el contrato es una práctica habitual.
5. Revisa antes de imprimir. Ortografía, sangrado, zona segura, resolución, perfil de color y legibilidad.
6. Obtén la aprobación final por escrito. Envía por correo el archivo o una vista previa de la versión aprobada y guarda constancia de la aprobación.
7. Exporta el paquete de entrega. Un formato distinto para cada uso: PDF/X para la imprenta, RGB para las redes sociales, vectorial para la rotulación.
8. Archívalo. El diseño aprobado es el punto de partida de encargos similares en el futuro.

¿Cómo se gestiona el ciclo de revisión y aprobación?

La mayoría de las revisiones tienen tres orígenes: textos que no estaban en el brief, más de una persona que decide por parte del cliente y comentarios que llegan con cuentagotas. Los dos primeros se resuelven en la fase del brief. Para el tercero, la regla es sencilla: no apliques los comentarios por partes. Pide al cliente que los reúna en una lista, aplícalos todos en la misma ronda y envía la nueva versión.

Conserva la versión anterior en cada ronda. Cuando el cliente dice «la primera era mejor», poder volver atrás es mucho más rápido que rehacer el diseño. Duplicar el diseño y trabajar sobre la copia es la forma más sencilla de hacerlo.

Una convención de nombres para las versiones también ahorra tiempo. Poner el cliente, el encargo y la versión en el nombre del diseño (p. ej., «Cartel Coffee Stop v2») deja claro de qué archivo se habla al escribir al cliente. Añadir «aprobado» al nombre de la versión aprobada evita que se envíe el archivo equivocado el día de la entrega.

La aprobación final debe darse sobre el archivo que realmente va a la imprenta. Puede haber diferencias de color entre un JPG aprobado en pantalla y el PDF CMYK enviado a la imprenta; en los trabajos críticos, comparte también con el cliente la vista previa de impresión. La preparación del archivo se explica en detalle en el artículo sobre PDF/X listo para imprenta.

¿Cuáles son los errores más frecuentes?

• Guardar los archivos de todos los clientes en una sola carpeta. El logotipo de un cliente acaba en el encargo de otro.
• Pedir los textos cuando el diseño ya está hecho. Un texto largo desbarata desde cero una maquetación ya cerrada.
• Enviar a imprimir con una aprobación verbal. Cuando algo sale mal, nadie sabe quién aprobó qué.
• Entregar en un único formato. Enviar un PNG a la imprenta o un PDF CMYK a las redes sociales causa problemas en ambos lados.
• Sobrescribir la versión anterior. No hay vuelta atrás.

¿Cómo montar un flujo de trabajo por cliente en Yeşilçam Studios?

En Design Studio, todo empieza con un proyecto. Un proyecto es como una carpeta para un cliente o un encargo: junto al nombre del proyecto puedes indicar el nombre del cliente y una nota (colores de marca, persona de contacto, fecha de entrega). Carteles, tarjetas de visita, folletos e imágenes para redes sociales conviven en el mismo proyecto.

1. Abre un proyecto. Con «Nuevo proyecto» indica el nombre del proyecto, el cliente y la nota.
2. Elige el lienzo. Tamaños de impresión de A6 a A0, tarjeta de visita, postal, flyer DL, folleto, invitación, carta de menú, carteles, roll-up, pegatina y lona; tamaños digitales como Instagram, Story, YouTube, LinkedIn, X y Pinterest; o un tamaño personalizado.
3. Da el brief. Una descripción, el nombre de marca, los textos (titular, subtítulo, texto principal, llamada a la acción, detalles) y las imágenes. Los textos se usan palabra por palabra y se convierten en capas editables. Añade tu logotipo con la función «Logotipo» y tus fotos de producto con la función «Imagen»; puedes dar a cada imagen una instrucción opcional. En el campo «Evitar», indica lo que no quieres ver en el resultado.
4. Genera los conceptos. Cree diseños en distintos estilos a partir del mismo brief; elige entre 21 estilos de diseño, o elige «Libre» para que Sam escoja el estilo. Probar primero en calidad Borrador y después mejorar a 4K el concepto elegido con la misma composición mantiene bajos los costes.
5. Aplica las revisiones. Cambia tú mismo textos, colores y capas en el editor, o escribe los comentarios como una sola instrucción en «Mejorar con Sam»; Sam rehace el diseño conservando las capas que desees. Para conservar la versión anterior, duplica antes el diseño con «Copiar».
6. Entrega. Exporta PDF/X en CMYK para la imprenta, PNG, JPG o WEBP para digital, y SVG o EPS para rotulación y corte.

Puedes trasladar un diseño al proyecto de otro cliente con «Mover», usarlo en otros estudios con «Guardar en la biblioteca» o preparar una versión animada con «Convertir en animación». Para integrar fotos de producto en la escena, quitarles el fondo o usarlas como fotos enmarcadas, consulta la guía de imágenes, productos y logotipos; para tu primer proyecto, consulta la guía para empezar con Design Studio.

El coste se ve en cada diseño: antes de crearlo se muestran las líneas del resumen y el total en tokens. Los precios de lista (Basic) son 11.376 tokens por un diseño en borrador (unos $0,07), 44.042 tokens por una imagen Impresión 4K (unos $0,26), 71.167 tokens por una imagen Premium 4K (unos $0,43) y 1.021 tokens por una exportación CMYK o vectorial. La parte de maquetación de Sam es una estimación; solo se cobra el uso real y el resto se reembolsa. Los trabajos fallidos se reembolsan automáticamente. En el plan Pro se aplica un multiplicador ×0,8 y en el plan gratuito, ×1,3. Estas cifras son válidas a octubre de 2026, y los precios actuales están en la página de precios; las diferencias entre planes están en la guía de tokens y planes.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas rondas de revisión son razonables? Lo habitual es fijar dos o tres rondas en el contrato y presupuestar aparte lo que pase de ahí. Un brief claro y unos comentarios reunidos cierran la mayoría de los encargos dentro de ese límite.

¿En qué formato envío un concepto al cliente? Como se verá en pantalla, basta un PNG o JPG en RGB. En los trabajos de impresión, compartir la vista previa de impresión en la fase de aprobación final evita sorpresas de color.

¿Tiene Design Studio acceso para clientes o enlace para compartir? No. Los proyectos se quedan en tu cuenta; tú exportas los conceptos y los archivos finales y se los envías a tu cliente por tus propios canales.

¿Puedo reutilizar el diseño de un cliente para otro encargo? Sí. Puedes copiar el diseño dentro del mismo proyecto o moverlo a otro proyecto. Con otro tamaño y otros textos, la copia se convierte en el punto de partida de un encargo nuevo.

¿Puedo preparar más de un diseño a la vez? Sí, se pueden preparar hasta dos diseños al mismo tiempo. Puedes salir de la página mientras se preparan; el diseño estará listo en el proyecto.